Guide gratuit APE : Comment gagner du temps au sein de votre association !

Guide gratuit pour gagner du temps au sein de votre association de parents d'élèves (APE) ! Découvrez les solutions gain de temps pour faire plus avec moins !

Vous courez après le temps ?

Vous en avez assez de courir après le temps au sein de votre association de parents d'élèves ?
Vous aussi vous souhaitez gagner du temps au sein de votre association de parents d’élèves ?

Un constat : nous avons tous des emplois du temps bien chargés. Entre le boulot, les réunions, emmener les enfants à l’école ou à leurs activités, etc. Les journées ne sont plus assez longues pour pouvoir tout faire. Organiser son temps devient vite indispensable pour ne pas être rapidement débordé ! Et je ne vous parle même pas d’avoir du temps libre…

Résultat : le planning se remplit et on a de moins en moins de temps à consacrer à l’APE ou à la vie associative en général.

Je ne sais pas s’il en a toujours été ainsi, mais mon impression c’est que c’était plus facile avant

OK, mais qu’est-ce qui a changé par rapport à avant ?

Je vous donne mon interprétation de la situation : ce qui a changé c’est qu’avant c’était plus simple, les rôles étaient clairement définis, ce qui n’est plus le cas aujourd’hui.

Je m’explique : j’en ai déjà parlé dans mon article sur les bénévoles (ici), mais pour faire court j’ai l’impression qu’aujourd’hui plus qu’avant, la société nous enjoint à être à la fois un bon père de famille (tout ce qui va suivre est aussi valable pour les femmes bien entendu !), un bon mari, un ami attentionné et disponible, un employé modèle, un citoyen impliqué dans la vie locale, etc.

Cette multiplication des rôles génère une charge mentale énorme, source de stress, de démotivation et de perte d’efficacité.

En voulant réussir de partout nous ne réussissons vraiment nulle part.

Malgré tout, il me semble que nous avons tous envie d’être les meilleurs possibles dans tous ces rôles que la société moderne nous impose !

Le problème c’est le temps ! Pour bien faire, il nous faudrait des journées de 48h !

Je n’ai malheureusement pas de formule magique pour ralentir le temps ou pour vous permettre de vous dédoubler, mais ce que je vous propose modestement c’est qu’on réfléchisse ensemble à la meilleure manière d’optimiser la gestion du temps au sein de votre APE et ainsi faire en sorte que ce soit moins chronophage pour tout le monde.

Nous allons voir comment mieux maîtriser le temps que vous consacrez à votre APE afin que vous et les bénévoles qui vous accompagnent puissiez consacrer votre temps à des choses plus importantes (ou pas, vous faites ce que vous voulez de votre temps libre 😉) !

Bref, on va voir comment faire autant qu’avant, mais en moins de temps (ou comment être plus productif dans votre association en somme…)

Mais avant d’aller plus loin, nous allons d’abord nous demander comment détecter un éventuel problème lié au temps dans votre APE.

Le temps est un problème pour votre APE si :

  • Vous avez l’impression de toujours courir après le temps sans jamais le rattraper.
  • Vous avez le sentiment que les tâches ne sont pas équitablement réparties entre tous au sein de votre association.
  • Certaines personnes font perdre du temps aux autres de différentes manières (manque d’efficacité, de sérieux ou encore par manque de communication).

Cette liste est loin d’être exhaustive, mais si vous vous reconnaissez dans une ou plusieurs de ces situations alors ce qui va suivre pourra sûrement vous aider.

Sommaire :

Passons en revue les différentes sources de perte de temps qui pourraient expliquer cet aspect chronophage :

C’est bien beau de dire que s’investir dans une APE est chronophage, mais ça ne l’est sûrement pas de la même manière selon qu’on est simple bénévole ou membre du bureau.

Qu’est-ce qui est chronophage pour un bénévole ?

  • Participer aux réunions.
  • Donner un coup de main lors de manifestations (avant, pendant, après).
  • Vendre (en porte à porte par exemple) les produits proposés par l’APE (repas, chocolats, etc.).

Qu’est-ce qui est chronophage pour un membre du bureau ?

  • Organiser les réunions (avant – pendant – après).
  • Organiser et planifier les différentes actions menées par l’association (avant – pendant – après).
  • Donner un coup de main lors de manifestations (avant, pendant, après).
  • Vendre (en porte à porte par exemple) les produits proposés par l’APE (repas, chocolats, etc.).
  • Animer et faire vivre l’APE (auprès des bénévoles et des parents).
  • Gérer l’administratif et la logistique au quotidien.

On voit bien que la charge de travail est bien plus importante du côté des membres du bureau, et il est clair que le manque de temps se fera bien plus ressentir pour eux.

Quoi qu’il en soit, le processus pour gagner du temps au sein de votre APE devra toujours se faire de manière descendante : des membres du bureau vers les bénévoles. Les solutions que vous trouverez en tant que dirigeant associatif auront un retentissement sur l’ensemble des membres de votre association.

Mais avant de parler solution, nous allons voir toutes les raisons qui pourraient expliquer cette impression de manquer de temps !

Vous en faites trop !

Nous avons vu que la société nous demandait de nous investir de plus en plus, que ce soit en tant que parent, employé, bénévole, etc., mais on a vu aussi que tous ces rôles étaient chronophages et qu’on ne pouvait tout simplement pas être partout à la fois.

Alors voilà, le but de cet article n’est pas de vous aider à réorganiser votre quotidien pour que vous ayez plus de temps à consacrer à votre APE. Non, mon but ici est de vous aider à faire en sorte que l’organisation de votre association soit moins chronophage pour vous, pour les membres du bureau et in fine pour les bénévoles.

Pour se faire, explorons ensemble les raisons qui pourraient expliquer cet aspect chronophage.

Vous en faites trop ! Faites en moins et gagnez du temps au sein de votre association de parents d'élèves !
Vous en faites trop !

Vous en faites trop !

Que ce soit des manifestations ou des réunions, vous devez trouver le bon équilibre sous peine de vous décourager et de décourager les autres.

C’est mathématique, si vous organisez une manifestation ou une action par semaine durant toute l’année vous allez vite vous tuer à la tâche et dégouter rapidement les bénévoles qui vous auront suivis dans cette folie !

Je connais des associations de parents d’élèves qui organisent ce genre d’actions récurrentes chaque semaine (vente de gâteaux à la sortie de l’école par exemple). Sans discuter de l’intérêt d’une telle action, il y’a fort à parier que les bénévoles tout comme les « clients » risquent de vite se lasser…

Il faut donc savoir prioriser et savoir se concentrer sur l’essentiel ! Gérez vos priorités pour ne pas gaspiller votre temps inutilement.

On y reviendra plus bas, mais les réunions peuvent être source d’un grand gaspillage de temps. Pour organiser un évènement associatif, il est indispensable de se réunir pour planifier les différentes tâches à effectuer. Attention toutefois à ne pas transformer ces réunions en prétexte pour boire l’apéro et aboutir au résultat que peu de décisions y sont finalement prises…

Ce qui m’amène tout naturellement au point suivant : l’organisation et le cadrage des réunions en elles-mêmes. Rien de tel pour démotiver les troupes que des réunions qui traînent en longueur, où tout le monde parle sans que personne n’écoute réellement et qui n’aboutissent sur rien de concret.

Attention également à l’excès de démocratie ! Quand tout le monde donne son avis sur tout et n’importe quoi, c’est la porte ouverte aux réunions à rallonge, à l’immobilisme et aux engueulades !

Je vais caricaturer, mais si vous organisez un repas dansant par exemple, ne demandez pas à l’ensemble des membres de l’association de se prononcer sur la couleur des nappes ou sur la manière de dresser une table…

Votre association doit ressembler à une démocratie quand il s’agit de définir les orientations générales et se transformer en dictature quand il s’agit de la logistique et de tout autre problème « courant »…

Mais peut-être que votre principal problème se trouve ailleurs. Vous pourriez très bien avoir des ambitions modestes en termes d’organisation de manifestation et vos réunions pourraient très bien être réglées comme du papier à musique. Le problème c’est que si vous n’avez pas suffisamment de bénévoles au sein de votre association vous allez vite vous retrouver à devoir tout gérer, quitte à y passer vos soirées et vos week-ends !

Si vous manquez de bénévoles et par conséquent de temps pour organiser sereinement vos manifestations alors je vous invite à consulter cet article dans lequel j’aborde en détail toutes les mesures que vous pourriez mettre en place pour faire le plein de bénévoles !

Continuons à explorer les pistes qui mènent au gaspillage de temps…

Partons maintenant du principe que vous avez suffisamment de bénévoles, mais que les tâches sont mal réparties : deux ou trois bénévoles se tapent tout le boulot pendant que d’autres ne font quasiment rien. C’est un scénario classique qui a de multiples causes et autant de solutions possibles, mais en général on a quelques anciens qui se retrouvent à tout gérer parce qu’ils en ont l’habitude pendant que les nouvelles recrues se tournent les pouces.

Autre hypothèse : vous avez suffisamment de bénévoles et les tâches sont bien réparties, mais le problème c’est que vous (membre du bureau) servez d’intermédiaire entre les uns et les autres. Tout le monde perd du temps, car la communication ne se fait pas de manière optimale.

Finissons ce tour d’horizon des situations potentiellement chronophages pour votre association de parents d’élèves en évoquant la bête noire de bon nombre d’entre nous : la paperasse !

Le fonctionnement d’une association est régi par certaines règles, desquelles découle tout un tas de documents à rédiger : statuts, règlement intérieur, communication vers les bénévoles, marketing, etc.

Je ne vais pas vous mentir toutes ces tâches sont nécessairement chronophages et quoi que vous fassiez vous aurez toujours des documents à produire, mais nous allons voir dans la suite de cet article comment optimiser tout cela pour que cela vous prenne moins de temps.

Les solutions « gain de temps » !

On a vu qu’il existait pas mal de façons de perdre du temps, mais j’espère que cet état des lieux vous aura tout de même permis d’entrevoir quelques-unes des solutions que vous pourriez envisager.

Dans le cas contraire, passons tout de suite en revue les solutions que j’ai sélectionnées pour vous et qui vous permettront de mieux gérer votre temps et être plus efficace. (Certaines de ces solutions seront d’ordre général alors que d’autres s’appliqueront spécifiquement aux bénévoles ou aux dirigeants d’APE).

Les solutions gain de temps. Découvrez comment gagner du temps au sein de votre APE !
Les solutions gain de temps. Découvrez comment gagner du temps au sein de votre APE !

Quelles solutions pour gagner du temps ?

Les actions et manifestations :

Je vais enfoncer des portes ouvertes, mais la solution la plus simple pour gagner du temps c’est encore d’en faire moins !

Plus facile à dire qu’à faire me direz-vous quand on sait à quel point certaines associations se sentent obligées de reproduire inlassablement les mêmes manifestations d’année en année au nom de je ne sais quelle tradition, et ce, même si les bénévoles diminuent ou que le public n’est plus au rendez-vous.

Mon conseil : faites-en moins ! Recentrez-vous sur l’essentiel et vous pourrez à nouveau respirer.

Essayez de le faire autrement. On a tous nos routines ; ces habitudes qui nous font parfois perdre de vue l’essentiel : l’objectif que l’on souhaite atteindre en organisant telle ou telle action. Ça peut être de gagner de l’argent, de faire vivre une communauté, de partager des moments de convivialité, etc.

Un exemple : depuis des années, vous organisez le même repas, au même endroit, à la même période de l’année. Depuis des années, ce sont toujours les mêmes bénévoles qui s’activent en cuisine, font le service, assurent l’animation de la soirée, etc. Peut-être que c’est un évènement qui fonctionne bien, mais peut-être est-il en train de s’essouffler. Quoi qu’il en soit, autorisez-vous ne serait-ce qu’à réfléchir à l’opportunité de faire différemment : autre lieu, autre date, autre repas que vous auriez acheté à un traiteur, tout est possible ! Le risque est souvent moins important qu’on ne le pense et vous pourriez même avoir une bonne surprise !

Vous ne gagnerez pas de temps à procéder comme cela, mais comme on le sait depuis un certain Albert : le temps est relatif et vous pourriez très bien transformer une tâche laborieuse et routinière en une tâche passionnante et motivante en changeant quelques ingrédients à la recette de base.

Comme je l’ai dit, vous ne gagnerez pas de temps, mais vous aurez l’impression que le temps se sera écoulé plus vite !

Pour aller encore plus loin, il me semble important de toujours passer vos idées au tamis de la réalité. Vous devez toujours réaliser l’arbitrage suivant : coûts (argent, temps) par rapport au nombre de bénévoles que vous pourrez mobiliser et aux bénéfices (financiers, sociaux, etc.) auxquels vous pourriez prétendre.

L’équation n’est pas facile à résoudre, mais posez-vous simplement la question : est-ce que ça vaut le coup ? Si la réponse n’est pas un oui franc et sans appel alors il est peut-être temps de remettre le projet en question.

Vous devez donc organiser des actions / manifestations qui sont en phases avec vos ressources (temps, bénévoles, argent, etc.).

Pensez à ce qui pourrait vous faire perdre du temps au boulot. Quand avez-vous eu l’impression de perdre pied ? De manquer de temps ? Il y a fort à parier pour que ce soit lorsqu’on vous a confié une mission trop importante, trop « grosse » pour vous.

C’est la même chose pour votre association, si vous décidez d’organiser une manifestation accueillant plusieurs milliers de personnes avec seulement quelques bénévoles, vous allez à coup sûr vous casser les dents.

À l’inverse, si vous avez trop de bénévoles pour une manifestation donnée vous risquez de perdre du temps à essayer d’occuper tout ce petit monde.

Un exemple : si vous voulez maximiser vos rentrées d’argent alors il sera préférable de faire le maximum de choses en direct : si vous organisez un repas, vous préparerez tout le repas avec les bénévoles, assurerez le service, la buvette, etc.

Si au contraire vous manquez de bénévole ou de temps et que le profit maximum n’est pas votre objectif premier alors vous pourrez envisager de sous-traiter tout ou partie de votre manifestation (préparation du repas, buvette, voire même le service en salle).

Si vous faites tout vous-même vos gagnerez plus d’argent, mais est-ce que quelques centaines d’euros en plus valent le temps que vous y aurez consacré ?

Une autre piste intéressante si vous manquez de temps et/ou de bénévoles :

Il peut être intéressant de collaborer avec une autre association (une autre APE ou un comité des fêtes par exemple) pour organiser ensemble, une manifestation que vous n’auriez pas pu assumer seul.

Je vais m’arrêter là dans l’énumération des solutions « gain de temps » spécifiques à l’organisation de manifestations.

Abordons maintenant les solutions qui vous feront gagner du temps dans le fonctionnement même de votre association.

Pour gagner du temps, vous pourriez être intéressé par ces modèles d’affiches prêtes à être personnalisées !

Astuces pour mieux gérer votre temps et mieux vous organiser…

Pour faire le lien avec ce qui a été dit plus haut, je voudrais revenir sur le parallèle que j’ai fait entre votre boulot et votre association. J’avais alors évoqué le fait qu’on pouvait se sentir débordé si la tâche à effectuer dépassait nos capacités en termes de taille ou de compétences.

C’est sur ce dernier point que j’aimerais revenir.

Pour moi, un des facteurs clés qui pourrait expliquer ce gaspillage de temps au sein d’une association c’est le manque de compétence ou de connaissances des personnes qui composent cette association.

Je ne veux jeter la pierre à personne, mais il arrive bien souvent qu’on se retrouve catapulté dans une APE (moi le premier) alors qu’on ne connait absolument rien au fonctionnement des associations (et que l’on connait encore moins comment fonctionne l’association dans laquelle on vient d’arriver).

Ce que j’essaie de vous faire comprendre c’est que faire tourner une association requiert tout un panel de connaissances et de compétences alors même que dans la plupart des associations le mot d’ordre semble être l’apprentissage sur le tas.

S’il fonctionne, ce type d’apprentissage n’est tout de même pas le plus efficace, d’autant plus qu’il requiert une vraie implication de la part des bénévoles-tuteurs.

Il faut bien avoir en tête que ce qui va de soi pour un bénévole chevronné, n’ira pas forcément de soi pour un bénévole novice. Un novice sera forcément plus lent, commettra plus d’erreurs, n’aura pas les mêmes automatismes, etc.

Bref, le novice ne fera pas les choses comme elles doivent être faites et c’est tout à fait normal !

Votre rôle en tant que dirigeant d’APE sera bien entendu de vous former, mais aussi, et surtout, de former les nouveaux bénévoles pour que ceux-ci soient pleinement efficaces, et ce le plus rapidement possible.

Mais avant même de parler formation, il est important d’accueillir les nouveaux bénévoles en leur offrant un aperçu complet de ce qui les attend au sein de votre association (histoire de l’association, votre vision du rôle d’une APE, vos attentes pour l’avenir, etc.)

Cette phase d’accueil est importante pour ne pas faire perdre de temps à un bénévole potentiel qui ne partagerait pas la même vision des choses que vous (et qui du coup serait susceptible de vous faire perdre du temps par la suite).

Ensuite, il faudra mettre en place tout un processus de formation et d’intégration comprenant fiche explicative, vade-mecum, tutorat, etc.

Nous ne développerons pas tous ces aspects dans cet article, mais pour schématiser il faut que vous ayez à cœur de mettre en place tous les éléments que vous jugerez bons pour faire en sorte que vos bénévoles soient le plus efficaces possible, le plus rapidement possible.

Ceci étant dit, continuons…

Répartition des tâches : comme nous l’avons vu plus haut, pour être efficace dans une tâche il faut y avoir été formé que ce soit au sein de l’association ou ailleurs. C’est pourquoi il est important de demander à vos bénévoles quels sont leurs points forts en termes de compétences ou de connaissances.

Il est donc important que les tâches soient réparties en fonction des compétences et des envies de chacun.

Pour gagner en efficacité, il est préférable de répartir les tâches au sein de petits groupes de travail. Nous en reparlerons quand nous aborderons la question des réunions, mais à partir d’un certain nombre d’individus dans un groupe de travail vous passerez plus de temps à communiquer qu’à vraiment travailler.

La communication : nous verrons dans la suite de cet article toute une liste d’outils qui vous permettront de mieux communiquer. De manière plus générale, il faut faire en sorte que l’information passe et que les décisions soient prises en temps et en heure. Le président de l’association s’il choisit de centraliser toutes les décisions ne doit pas pour autant devenir un goulot d’étranglement. Le cas échéant, il est important de savoir déléguer les prises de décision pour ne pas perdre en efficacité et donc pour ne pas perdre de temps.

La paperasse : ici encore il importe de maîtriser les documents que doit produire une association de parents d’élèves pour ne pas perdre de temps en recherche inutile. Mais pour gagner encore plus de temps, je vous invite à rédiger des modèles à trous, des « templates » qu’il vous suffira de compléter le moment venu. Ces modèles peuvent concerner des documents purement administratifs, mais aussi des flyers ou autres affiches, des modèles de newsletter ou de courrier aux parents, etc.

Si vous n’avez pas envie de perdre du temps à rédiger ces documents, je vous invite à visiter cette page sur laquelle vous trouverez des modèles de la plupart de ces documents.

Des outils pour mieux communiquer et ne plus perdre de temps.

Comme promis, voici un tour d’horizon des différents outils qui vous permettront de mieux communiquer et moins perdre de temps au sein de votre APE.

Mais avant d’aller plus loin, attardons-nous quelques instants sur la notion de communication.

Tout est communication. En tant qu’association (mais aussi en tant qu’individu), vous ne pouvez pas ne pas communiquer. Ce que vous faites en tant qu’association (ou ce que vous ne faites pas) sera nécessairement interprété par les membres de l’asso, par les bénévoles, par les parents, par vos clients potentiels, etc.

L’important est donc de prendre les devants pour qu’il n’y ait pas de mauvaise interprétation !

Un exemple : Première réunion de l’année. Un groupe « d’anciens » (le bureau par exemple) est arrivé en avance et tout ce beau monde papote joyeusement dans un coin de la salle de réunion. Pendant ce temps, de nouvelles recrues potentielles arrivent dans la salle sans que les « anciens » aient d’autres mouvements vers eux qu’un bref : « bonsoir ».

Vous allez me dire que ces derniers ne pensaient sûrement pas à mal (et vous aurez sûrement raison), mais à votre avis que se passe-t-il dans la tête des « nouveaux » ? Comment vont-ils interpréter ce manque de communication de la part des anciens ? La vérité c’est qu’on n’en sait rien et c’est là tout le problème !

Ils pourraient très bien s’en foutre tout comme ils pourraient se dire : « Cette APE n’a pas l’air d’avoir besoin de moi. Puisque c’est comme ça, je vais les laisser entre eux ! »

C’est caricatural bien entendu, mais ce que je veux que vous compreniez c’est qu’il est capital de maîtriser tous les aspects de votre communication !

J’espère ne pas vous avoir fait trop peur avec cette petite parenthèse sur la communication ; aussi abordons maintenant les outils à votre disposition pour mieux communiquer et gagner en efficacité.

Des outils numériques au service de votre APE !

Avant d’aller plus loin, je me permets un gros bémol quant à l’usage des outils numériques au sein de votre association. Vous aurez bien entendu besoin d’une messagerie, d’un tableur, d’un navigateur, etc. Mais quand il s’agit d’outils partagés entre les membres de l’association, je vous conseillerai d’opter pour la sobriété, car trop d’outils tuent l’outil. En effet, tout le monde n’a pas les mêmes facilités avec l’outil informatique et vous risquez de perdre pas mal de monde si vous multipliez les outils de collaboration.

Choisissez 3 canaux de communication maximum (mail, whatsapp et panneau d’affichage devant l’école par exemple) et c’est tout. Des outils plus avancés auront plus leur place dans des structures de taille importante. Dans une petite association, vous pouvez vous permettre de faire simple.

Notre sélection :

Whatsapp : on ne la présente plus ! Cette application de messagerie vous permettra de rester en contact facilement avec tous les membres de votre association, de créer des groupes dédiés à l’organisation d’une manifestation, etc.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.whatsapp&hl=fr&gl=US

Slack : on passe au niveau supérieur avec Slack, qui ajoute aux fonctionnalités de communication de whatsapp une dimension collaborative avec partage de fichiers intégré, partage d’idées, gestion des tâches, etc.

(Version gratuite pour association ici : https://slack.com/intl/fr-fr/help/articles/204368833-Demander-%C3%A0-b%C3%A9n%C3%A9ficier-de-la-remise-Slack-pour-les-associations).

Google workspace : suite d’outils de productivité et de planification incluant entre autres : Google Drive, Meets, Docs, Forms, etc. Un indispensable pour votre association !

Google workspace pour association https://www.google.com/intl/fr/nonprofits/offerings/workspace/

Doodle : l’outil indispensable pour planifier une réunion par exemple. https://doodle.com/fr/

Mindmeister : outil de mindmapping (carte mentale) qui vous permettra par exemple d’organiser et de structurer toutes les parties d’une manifestation. https://www.mindmeister.com/fr

Trello : cet outil de gestion de projet vous permettra d’organiser la vie de votre association grâce à des tableaux et des cartes. Un indispensable pour ne rien oublier ! https://trello.com/fr

Avec tous ces outils, vous êtes maintenant prêt à faire décoller votre APE, mais il y’a encore un point que vous devrez optimiser pour ne plus perdre de temps au sein de votre association : les réunions !

Des réunions optimisées ?

On l’a vu plus haut, les réunions peuvent être très chronophages, mais heureusement pour vous il existe des solutions simples à mettre en œuvre pour vous faire gagner du temps.

Optimisez vos réunions pour gagner du temps !
Optimisez vos réunions pour gagner du temps !

Une réunion et a fortiori une assemblée générale sont des choses sérieuses et doivent être menées avec tout autant de sérieux. Ce ne sont ni des apéros entre amis ni des forums de discussion.

Attention je ne suis pas en train de vous dire qu’une réunion ne doit pas être un moment convivial bien au contraire, mais il est important de définir et d’imposer un cadre strict au déroulé de la réunion.

Ce cadre le voici :

  • Une réunion doit avoir un but = un ordre du jour précis et concis et qui aura été communiqué à tous les participants afin qu’ils puissent préparer au mieux la réunion.
  • Un cadre temporel : une réunion doit avoir un horaire de début et de fin précis !
  • Ni retard ni départ prématuré. La réunion démarre à l’heure et les retardataires ne sont pas autorisés. Non aux interruptions !
  • Le président doit jouer le rôle de délégué temporel. Il doit veiller à ce que la réunion tienne dans le temps imparti, recentrer les débats, interrompre les monologues trop longs, faire des résumés réguliers et passer à la suite.
  • Le secrétaire doit établir un compte rendu aussi détaillé que possible de la réunion et de ce qui en découle (décisions, tâches assignées à chacun, etc.)
  • Nombre de participants limité. Dans l’idéal il ne devrait pas y avoir plus de 12 personnes présentes !
  • Une réunion ne doit pas être trop longue : entre 30 minutes et une heure !
  • Pensez à la visioconférence pour les petites réunions avec peu de participants !
  • Faire en sorte que tout le monde puisse donner son avis et pas seulement les plus extravertis. Dans l’absolu il faudrait même que tous les participants puissent donner leur avis (à condition que ce ne soit pas une AG avec 50 personnes)

Il y’a bien entendu plein d’autres astuces pour cadrer une réunion ou une assemblée générale (notamment dans les rôles dévolus à chacun) et si vous voulez en savoir plus, je vous invite à lire le livre de Fabien Olicard : Votre temps est infini. https://amzn.to/3AqlZ9r

Ce cadre vous permettra de gagner du temps, mais il existe une autre solution pour en gagner encore plus : organiser moins de réunions tout simplement ! Pour éviter le phénomène de « réunionite », il faudra notamment veiller à ce que les décisions qui doivent être prises au cours d’une réunion le soient effectivement afin d’éviter de devoir organiser une nouvelle réunion pour enfin prendre ces décisions !

Votre temps est précieux !

Vous l’aurez compris, votre temps et celui des membres de votre association est précieux. Il y’aurait encore probablement beaucoup à dire quant aux choses que vous pourriez mettre en place pour gagner du temps, mais je pense que vous avez saisi l’essentiel.

Le sentiment de perdre son temps est un frein majeur au développement de n’importe quelle association et plus vous optimiserez ce temps et plus votre association s’en trouvera dynamisé.

Voilà, on arrive au bout de ce petit guide gratuit. J’espère qu’il vous sera profitable !

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à m’envoyer un mail à l’adresse suivante : gaetan@apeblog.fr

Si vous souhaitez approfondir le sujet, je vous invite à lire les autres articles du blog.

Si vous cherchez des idées pour financer votre association, je vous invite à lire cet article : 100 idées de manifestations !

Si vous voulez en savoir plus sur le bénévolat au sein de votre APE, je vous invite à lire cet article : Pas assez de Bénévoles ? Les clés pour les attirer et les motiver – Le mini guide gratuit.

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