La comptabilité de trésorerie pour votre association de parents d’élèves.

C’est peut-être l’aspect le moins glamour de la gestion d’une association (APE, APEL, sou des écoles, etc.) et pour bon nombre d’entre-nous le rôle de trésorier n’est pas celui vers lequel on est le plus attiré au premier abord.

Malgré tout, la comptabilité d’une petite association est bien moins compliquée qu’il n’y paraît… pour peu que l’on soit organisé et qu’on utilise les bons outils. Dans cet article je vais essayer de vous montrer comment gérer la comptabilité d’une association.

Mais avant d’aller plus loin intéressons-nous à ce qu’est vraiment la comptabilité.

Sommaire

Qu’est-ce qu’on entend par comptabilité ?

La comptabilité, c’est l’art de mettre en forme et de présenter de manière structurée l’ensemble des opérations financières d’une entité, telle qu’une association par exemple.

La comptabilité pour une petite association a trois buts distincts :

• Rendre compte auprès des membres de l’association de la bonne gestion de l’association.
• Justifier le cas échéant de la bonne gestion de l’association auprès de l’administration fiscale.
• Et enfin la comptabilité est indispensable pour suivre les dépenses et les recettes, savoir si une manifestation a marché, comparer les résultats d’une année à l’autre, etc.

Tout ceci rend la tenue d’une comptabilité indispensable, même si en la matière la loi n’impose rien.

Sachez tout de même que vous devrez fournir des états financiers pour l’obtention d’une subvention par exemple.

Mais alors quel type de comptabilité choisir pour gérer au mieux mon association ?

Deux types de comptabilité : d’engagement et de trésorerie

Pour simplifier, il faut savoir que vous avez à votre disposition deux type de comptabilité pour gérer votre association :

• La comptabilité d’engagement que je ne vais pas détailler car à mon sens trop complexe et peu adaptée à une petite association. (Vous pouvez malgré tout en apprendre plus en cliquant ici : https://www.loi1901.com/comptabilite_engagement.php
• La comptabilité de trésorerie.

Cette dernière est une comptabilité simplifiée de suivi chronologique des dépenses et des recettes (encaissements et décaissements).

Selon le site : https://www.cacomptepourmoi.fr/blog/comptabilite-et-fiscalite/difference-comptabilite-tresorerie-et-engagement/

La comptabilité de trésorerie se base sur les flux bancaires de l’entreprise. Elle consiste à enregistrer l’ensemble des encaissements et décaissements en distinguant les modes de règlement et la nature des opérations réalisées.

Seules les recettes et les dépenses correspondant à des montants reçus ou payés sont comptabilisées au cours de l’année.

Son seul inconvénient est qu’elle nécessite une certaine vigilance vis à vis des factures non payées ou des chèques qui ne sont pas encore encaissées. (On peut néanmoins pallier ce problème avec un fichier excel bien pensé).

Quid de la comptabilité analytique ?

On entend souvent parler de comptabilité analytique (ou pas… si comme la plupart des gens normaux, vous n’êtes pas passionné de comptabilité…), sans savoir réellement à quoi cela correspond et si ce type de comptabilité est adapté à une petite APE.

Qu’en est-il réellement ?

La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion rajoute un niveau de complexité à votre comptabilité de trésorerie ou d’engagement. Il s’agit ici d’affecter les dépenses et les recettes par projet et par nature selon une codification pré-établie.

Ce type de comptabilité a une véritable utilité pour des associations de taille importante mais présente peu d’intérêt pour une petite association telle qu’une association de parents d’élèves. 

On peut malgré tout s’en inspirer pour venir étoffer une comptabilité de trésorerie (en classant par exemple les dépenses et les recettes par manifestation ou action).

Tout ceci afin de rendre votre comptabilité plus lisible et plus facilement exploitable pour faire des projections sur les gains à venir ou pour comparer les bilans financiers d’une année à l’autre.

On le voit bien : si la tenue d’une “simple” comptabilité de trésorerie peut se faire sans trop de mal, “à la main”, avec seulement un classeur et une calculatrice, l’exploitation des données comptables dans le cadre d’un bilan financier annuel ou dans le cadre d’un budget prévisionnel sera grandement facilité par l’utilisation d’un outil informatique…

Et dans cette optique, le tableur Excel (ou équivalent) est encore ce qui se fait de plus simple, en termes de prise en main et de simplicité d’utilisation au quotidien.

Que devez-vous faire apparaître dans votre fichier excel ?

Un bon fichier excel de comptabilité de trésorerie doit tout à la fois être utilisable facilement au quotidien pour suivre le flux des dépenses et des recettes et en même temps permettre avec la même facilité, d’extraire les informations importantes pour dresser un bilan financier de l’année et pour pouvoir construire un budget prévisionnel.

Voici, pêle-mêle ce que devrait contenir votre tableur de comptabilité :

• Le solde du compte courant en début d’exercice.

• Un livre de compte détaillant chaque mouvement sur le compte courant en crédit ou en débit.

Dans l’idéal il faudrait pouvoir indiquer si le mouvement en question a été rapproché (c’est-à-dire qu’il apparaît bien sur votre relevé bancaire).

Vous pouvez ensuite affiner en assignant à chaque mouvement une nature (don, subvention, etc.) et/ou en assignant ce mouvement à une manifestation par exemple.

• Une synthèse sous forme de bilan financier de l’année.

• Un budget prévisionnel pour le prochain exercice comptable.

• Vous pourriez même y ajouter une feuille de calcul vous permettant de gérer la caisse en espèces.

Il y’aurait quantité d’autres choses que vous pourriez rajouter à votre fichier mais gardez-vous bien de transformer votre tableur en usine à gaz ! Souvenez-vous de ceci : trop d’information tue l’information. 

De plus votre successeur ou votre binôme en tant que trésorier ne sera peut-être pas aussi calé que vous en informatique et il faudra donc qu’il puisse utiliser le fichier sans avoir besoin de trois jours de formation au préalable…

Quoiqu’il en soit, si vous êtes à la recherche de ce type de fichier, à la fois simple et complet et que vous n’avez pas le temps ou les compétences pour le créer de A à Z ; je vous propose de télécharger ici, un fichier Excel qui vous conviendra à coup sûr !

Envie d’aller plus loin ?

Comme je sens bien qu’au fur et à mesure de la lecture de cet article vous devenez de plus en plus accroc à la comptabilité, je vous propose une liste d’outils, de livres et autres ressources pour vous faciliter la vie et assouvir votre soif de connaissances !

• Adobe scan pour numériser les factures (que vous pourriez intégrer directement à votre fichier Excel…)

• Un terminal de paiement pour faciliter la gestion de caisse et accepter les CB lors de vos manifestations. (Zettle ou Sumup)

• Un compte Paypal pour payer plus facilement en ligne et effectuer des remboursements de frais à vos bénévoles.

Bibliographie : Créer et gérer une association pour les Nuls, poche (Poche pour les Nuls) (French Edition) (MATTHIEU, Robert)