FAQ : toutes les réponses à toutes les questions que vous vous posez sur les APE !

Si vous avez des questions ou des incertitudes concernant les associations de parents d'élèves (APE) ou sur les démarches à effectuer avec votre association, vous trouverez toutes les réponses dans cette FAQ. N'hésitez pas à y faire un tour si vous avez besoin d'aide ou d'informations supplémentaires.

Une question sur les associations de parents d’élèves ? Un doute sur une démarche à accomplir avec votre asso ?

Vous retrouverez dans cette FAQ toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur les APE.

Et si vous ne trouvez pas votre bonheur, n’hésitez pas à me questionner en commentaires ! Je répondrai à votre interrogation dans les meilleurs délais !

Pourquoi une FAQ ?

Je parcours depuis un moment maintenant les nombreux groupes Facebook (lien) ou les forums consacrés aux APE et je me suis aperçu que beaucoup de questions revenaient sans cesse.

C’est pourquoi j’ai décidé de compiler ces différentes questions au sein d’une FAQ afin d’y apporter des réponses simples et claires.

Cette liste sera bien entendu amenée à évoluer et elle sera mise à jour régulièrement pour inclure de nouvelles informations et répondre aux questions posées par les parents.

Une APE ne pourrait faire que 6 actions ou événements dans l’année.

Une APE peut organiser autant d’événements qu’elle le souhaite. Par contre, elle est exonérée du paiement de la TVA si elle n’organise pas plus de 6 actions ou événements payants dans l’année. C’est-à-dire des manifestations qui, faisant appel à la générosité du public, procurent à l’APE les moyens financiers exceptionnels qui permettent de faciliter la réalisation des buts poursuivis par l’association.

Au-delà de 6 manifestations payantes, l’APE devra payer la TVA et avoir une comptabilité adaptée avec des comptes séparés pour les manifs exonérées de TVA et les autres.

Petite précision : si vous organisez un marché de Noël suivi d’un repas, dans le même week-end, cela sera considéré comme une manifestation unique. En revanche, si ces deux événements avaient été plus espacés dans le temps (et/ou l’espace) alors ils auraient été considérés comme deux événements distincts.

Sont également exonérées de TVA : les activités à caractère éducatif, culturel, sportif ou social dans le cadre d’un service rendu par une association à ses membres, si leur gestion est désintéressée.

Source : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1010-PGP.html/identifiant%3DBOI-TVA-CHAMP-30-10-30-10-20220323

Numéro RNA + SIRET

Le numéro RNA est un identifiant propre à votre association. Il pourra notamment vous être demandé lors d’une demande de subvention.

Pour trouver le numéro RNA de votre association, rendez-vous sur le site du répertoire national des associations. Vous pourrez y télécharger 2 fichiers contenant la liste de l’ensemble des associations déclarées. À noter que le fichier RNA WALDEC contient la liste des associations déclarées en ligne.

En ce qui concerne le numéro SIRET, il n’est pas attribué automatiquement à chaque association. Il faut en faire la demande sur le portail des associations du gouvernement.

Ce numéro SIRET devient obligatoire pour votre association pour pouvoir bénéficier de certaines subventions ou encore pour pouvoir bénéficier d’un terminal de paiement type Sumup.

Pour obtenir un numéro SIRET pour votre association il vous suffit de créer un compte sur le Compte Asso puis, une fois connecté de cliquer sur “Demander l’attribution d’un n° Siret“.

Devez-vous investir dans un terminal de paiement (TPE) ?

Voici quelques arguments en faveur de l’acquisition d’un TPE :

  • Un TPE permet de faciliter les transactions financières en acceptant les paiements par carte bancaire, ce qui peut être pratique pour les membres de l’association qui n’ont pas de liquide sur eux.
  • Un TPE peut aider à éviter les erreurs de caisse en effectuant automatiquement les calculs et en indiquant le montant total à percevoir.
  • En offrant la possibilité de payer par carte bancaire, un TPE peut contribuer à améliorer l’image de l’association auprès du public.

OK, mais lequel choisir ?

Il en existe une multitude, mais ce qu’il faut retenir c’est qu’ils coûtent tous à peu près la même chose à l’usage (soit entre 1.65% et 2.5% de commission sur les ventes). Par contre, le coût d’achat du terminal est très variable. De quelques dizaines d’euros à plus d’une centaine d’euros par TPE.

Dans mon association nous avons choisi d’utiliser Sumup, car le terminal n’est pas très cher à l’achat (39€ environ) et il dispose de beaucoup de fonctionnalités très pratiques que les autres n’ont pas forcément :

  • Création de produits afin de pouvoir utiliser votre smartphone comme une vraie caisse enregistreuse.
  • Possibilité de créer une vraie boutique en ligne pour faire des préventes par exemple.

C’est vraiment un achat que je conseille, car cela vous permet d’accepter tous les moyens de paiement tout en vous permettant de vendre en ligne. Nous en sommes tellement satisfaits dans notre association que nous en avons racheté un deuxième pour pouvoir suivre le rythme lors de gros événements.

Investissez dans un terminal de paiement de type Sumup.

Étapes de création d’une APE

Pour créer une association, il faut être au moins deux. Un président et un secrétaire.

Les associations demeurent toutefois libres de s’organiser comme elles le souhaitent dès lors que leur objet n’est pas illicite.

Il vous faudra donc rédiger des statuts qui cadrent les missions et le fonctionnement de votre association. Pour plus de détails, voir ici ou ici.

La rédaction d’un règlement intérieur est optionnelle.

Une fois vos statuts rédigés et validés lors de l’assemblée générale constitutive, il faudra déclarer votre association en préfecture (démarche en ligne).

Votre association déclarée, vous pourrez ensuite ouvrir un compte bancaire, contracter une assurance, etc.

https://www.associations.gouv.fr/kit-gratuit.html

https://psl.service-public.fr/asso_mademarche/CR/demarche

Statuts et règlement intérieur

Je vous ai concocté des modèles prêts à l’emploi. Rendez-vous ici.

Des idées d’événements à organiser ?

C’est la question N°1 qui revient sans cesse sur les réseaux sociaux ou sur les forums ! C’est pourquoi j’ai compilé dans un seul article plus de 100 idées d’actions et de manifestations que vous pouvez organiser avec votre association.

Documents à fournir à la préfecture après une AG

Chaque assemblée générale ne donne pas nécessairement lieu à une déclaration en préfecture.

Toutefois, certaines modifications devront impérativement être déclarées, en préfecture, dans les 3 mois qui suivent l’assemblée générale :

  • Modification du nom ou de l’objet de l’association
  • Modification de l’adresse du siège et/ou de l’adresse de gestion
  • Désignation de nouveaux dirigeants : les nom, prénom, profession, domicile et nationalité et fonction doivent être déclarés
  • Modification des statuts
  • Ouverture ou fermeture du lieu ou d’un des lieux où l’association exerce son activité
  • Acquisition ou transfert volontaire à autrui (à titre gratuit ou onéreux) de la propriété d’un bien tel que des locaux consacrés à l’administration et à l’accomplissement de l’activité
  • Nouvelle composition d’une union ou d’une fédération (adhésion ou retrait d’une association membre)

La déclaration peut s’effectuer en ligne ou par courrier.

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1123

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34797

Droit à l’image

Le droit à l’image concerne la protection de la vie privée et de la dignité des personnes, et s’applique également aux associations de parents d’élèves (APE). En tant qu’APE, vous devez respecter le droit à l’image de vos membres et de tous ceux qui participent à vos projets et activités.

Si vous souhaitez diffuser des photos des enfants, de quelque manière que ce soit, même sur un groupe privé, il vous faudra nécessairement obtenir l’accord écrit des parents de chaque enfant visible et reconnaissable sur les photos en question. Il n’y a pas d’exception dans le cadre d’une école ou autre. Vous devez également leur laisser la possibilité de retirer leur consentement à tout moment.

Pour ce faire vous pouvez diffuser un courrier d’autorisation type en début d’année. Ce courrier doit être précis quant aux supports de diffusion (Facebook, tableau d’affichage, etc.), la durée de diffusion, l’objectif visé par cette diffusion, etc.

https://www.demarches.interieur.gouv.fr/particuliers/droit-image-respect-vie-privee

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32103#:~:text=%2C%20culturelle…-,Dans%20le%20cas%20d’une%20image%20prise%20dans%20un%20lieu,avant%20de%20diffuser%20votre%20image.

Droit à l'image APE

Subventions

Les associations de parents d’élèves (APE) peuvent obtenir des subventions pour financer leurs projets et activités sous réserve qu’elles en aient fait la demande au préalable. Il existe plusieurs sources de subventions possibles pour les APE, notamment les collectivités locales (mairie, département, région), les fondations et les entreprises.

Pour obtenir une subvention, il est généralement nécessaire de remplir un formulaire de demande de subvention et de fournir un dossier de candidature qui présente votre projet et votre association. Le dossier de candidature doit généralement inclure un budget prévisionnel, un plan de travail détaillé et une présentation de votre association. Il est également important de respecter les critères d’éligibilité et les conditions de la subvention pour avoir une chance d’être sélectionné.

Il est recommandé de commencer à chercher des subventions en amont de votre projet, car le processus de demande de subvention peut être long et les fonds limités. En utilisant les subventions disponibles, vous pourrez financer vos projets et activités de manière efficace et contribuer de manière positive à l’enseignement et à l’environnement scolaire. N’oubliez pas que les subventions sont une source de financement importante pour les APE et qu’il est important de les considérer dans votre planification financière.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

En principe une association de parents d’élèves ne sera pas soumise à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à moins de générer beaucoup de revenus et/ou d’organiser plus de 6 manifestations de bienfaisance ou de soutien à son profit exclusif dans l’année.

Si vous devez émettre des factures il faudra toutefois bien faire apparaître la mention : TVA non applicable, art. 261-7-1 du CGI

Il est recommandé de consulter un expert-comptable ou un avocat spécialisé en droit des associations pour vous aider à comprendre les obligations fiscales de votre APE et à déterminer si vous êtes soumis à la TVA.

Assurances

Une association doit obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages causés à un tiers (personne extérieure à l’association) par ses bénévoles, adhérents et dirigeants dans le cadre de son activité. (Il faudra d’ailleurs veiller à ce que votre RC soit bien adaptée aux événements que vous organisez).

Par exemple, si un participant à une activité organisée par votre APE est blessé, l’assurance responsabilité civile couvre les frais médicaux et les dommages subis par la personne.

Une APE peut également diffuser auprès des parents d’élèves des propositions d’assurance scolaire pour les enfants.

Règles d’hygiène applicables aux associations.

Les associations sont bien entendu soumises aux mêmes règles que n’importe quel autre organisme en ce qui concerne l’hygiène et la sécurité. En cas de problème et s’il est détecté un manquement à ces règles, la responsabilité civile et pénale de l’association pourrait être engagée.

Le département de l’Ardèche a diffusé sur son site Internet un petit guide pratique à l’attention des associations et qui résume bien toutes ces règles : https://www.ardeche.gouv.fr/guide-de-l-organisateur-d-une-manifestation-a7655.html

Lors de la création de l’APE, comment fait-on pour choisir une banque ?

Seules les associations déclarées peuvent ouvrir un compte bancaire. Les statuts de l’association devront par ailleurs prévoir qui est habilité à ouvrir et gérer le compte bancaire de l’asso.

Vous devrez également fournir un certain nombre de pièces justificatives (qui pourra varier en fonction de la banque choisie) :

  • Les statuts et le règlement intérieur s’il existe.
  • La publication au JOAFE.
  • Le procès-verbal de l’Assemblée Générale faisant état de l’élection des membres du Conseil d’Administration ou du bureau.
  • Le procès-verbal de délibération nommant la ou les personne(s) habilitée(s) si les statuts n’ont rien prévu.
  • Une pièce d’identité en cours de validité des personnes habilitées.
  • Le récépissé de déclaration en Préfecture (pour les associations loi 1901) ou au Tribunal judiciaire (pour les associations de droit local).

Je passe de la musique lors d’un événement, dois-je faire une déclaration à la SACEM ?

La SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique) est une société de gestion collective des droits d’auteur en France. Elle gère les droits d’auteur de milliers d’auteurs, compositeurs et éditeurs de musique en France et à l’étranger.

Il n’y a aucune exception, dès que vous passez de la musique protégée par des droits d’auteur dans le cadre des activités de votre association, vous devez faire une déclaration à la SACEM.

Il y’a plusieurs tarifs en fonction du type d’événement que vous organisez, mais sachez qu’il y’a un tarif spécifique pour les fêtes d’école à moins de 50€ TTC (si vous payez avant la manifestation).

En effet vous avez droit à 20% de réduction si vous faites votre déclaration avant votre événement.

Pour déclarer votre manifestation : https://clients.sacem.fr/autorisations/25/declaration/coordonnees

Demander une cotisation aux parents ?

Demander une cotisation aux parents d’élèves en début d’année peut vous aider à financer les projets et activités de votre association de parents d’élèves (APE), mais il est important de se poser la question de savoir si cela est vraiment nécessaire et si cela aura un impact positif sur l’engagement et l’investissement des parents dans l’APE.

Pour ma part, et les études en psychologie sociale tendent à le confirmer, je serai plutôt enclin à penser que la cotisation va dédouaner les parents et leur fournir une bonne raison de ne pas s’investir dans l’APE. (« J’ai déjà payé pour mon gamin, pourquoi est-ce que j’irais m’embêter à tenir un stand de crêpes à la kermesse !… »)

Cotisation APE

Helloasso vs Sumup pour les paiements en ligne

Quand il s’agit de faire des ventes ou préventes en ligne, nous utilisons les deux solutions au sein de mon association. Plutôt Helloasso pour les ventes à destination des parents d’élèves et plutôt Sumup quand il s’agit de vendre à un plus grand nombre de personnes.

La boutique en ligne Sumup est plus facilement personnalisable et propose une expérience de paiement plus simple que Helloasso. Par contre Sumup prélève une commission de 1.75% sur chaque vente.

De son côté, Helloasso est 100% gratuit pour les associations et propose certaines fonctionnalités bien pratiques pour une APE comme l’export au format Excel de toutes les commandes par exemple. Par contre les possibilités de personnalisation sont limitées et l’expérience de paiement peut vite être confuse pour le client, car Helloasso propose systématiquement de faire un don à Helloasso à chaque paiement. Ce n’est pas rédhibitoire en soi, mais nous avons souvent eu des retours de personnes qui ont abandonné leur achat à cette étape, car elles ne comprenaient pas qu’on leur demande de faire un don supplémentaire…

Une APE peut-elle être reconnue d’intérêt général afin de délivrer des relevés fiscaux aux entreprises donatrices ?

Voir article dédié : Défiscaliser dons association : la méthode pas à pas.

Quel type d’événement rapporte le plus ?

Ce qui rapporte le plus se trouve au croisement de deux choses : des marges confortables et un public cible large.

Avant de vous donner un exemple, je vais vous donner un contre-exemple (ça ne veut pas dire qu’il ne faut pas organiser ce type d’action, cela veut juste dire que ce n’est pas le type d’action qui vous rapportera le plus).

Une vente d’objets personnalisés par les enfants, que vous ne vendrez qu’aux parents d’élèves et à leur entourage proche et pour laquelle vous ne margerez qu’à hauteur de 20 ou 30% est typiquement le genre d’action qu’il faut éviter si vous cherchez à maximiser les profits.

L’organisation d’un repas dansant, ou encore l’organisation d’un événement festif (jeu de piste, rando d’orientation, jeux gonflables), c’est-à-dire un événement susceptible de rayonner bien au-delà du cercle des parents d’élèves sera susceptible de vous rapporter beaucoup plus ! En proposant également de la petite restauration et/ou une buvette, vous pouvez grandement augmenter vos profits.

Comment faire pour avoir des bénévoles ?

Voir article dédié : Pas assez de Bénévoles ? Les clés pour les attirer et les motiver – Le mini guide gratuit

Que faire si aucun Président n’est élu au terme de l’assemblée générale ?

Une association peut tout à fait être dirigée collégialement si ses statuts le permettent. Dans les faits, le frein principal au fait de devenir Président, c’est que les gens ont l’impression qu’ils vont devoir porter toute l’association sur leur dos… Si vous arrivez à contrer cet argument en arguant notamment que les tâches sont équitablement réparties entre tous les membres du Bureau (par exemple) alors vous devriez réussir à trouver un nouveau Président.

Malgré tout, si aucun président n’est élu au terme de l’assemblée générale de l’association de parents d’élèves (APE), il est important de suivre les règles prévues par les statuts de l’association.

Voici quelques étapes à suivre dans ce cas :

  1. Organisez une nouvelle assemblée générale : si aucun président n’est élu au terme de l’assemblée générale, vous pouvez organiser une nouvelle assemblée générale pour élire un nouveau président. Assurez-vous de respecter les règles de convocation et de déroulement de l’assemblée générale prévues par les statuts de l’association.
  2. Nommez un président par intérim : si vous ne pouvez pas organiser une nouvelle assemblée générale immédiatement, vous pouvez nommer un président par intérim pour gérer les affaires courantes de l’association. Ce président par intérim doit être choisi parmi les membres de l’association et doit être en mesure de remplir ses fonctions de manière efficace.
  3. Respectez les règles de fonctionnement de l’association : même si aucun président n’est élu, l’association doit continuer à fonctionner et à respecter ses obligations légales et statutaires. Assurez-vous de suivre les règles de fonctionnement prévues par les statuts de l’association et de respecter les obligations légales de l’association.

Une association peut-elle avoir un Livret A ?

Oui, avec un plafond de 76 500€. Une association peut même placer son argent en bourse (Attention : les revenus générés par ces placements financiers sont alors imposables).

Comment assurer la continuité de l’association et la transmission du savoir-faire aux nouveaux dirigeants ?

Voici quelques conseils pour assurer la continuité de votre association de parents d’élèves (APE) et la transmission du savoir-faire aux nouveaux dirigeants :

  1. Documentez votre savoir-faire en rédigeant des procédures de gestion et en conservant tous les documents et les informations utiles pour la gestion de l’association (statuts, budget, comptes, etc.). Cela permettra aux nouveaux dirigeants de prendre connaissance rapidement des rouages de l’association et de reprendre le flambeau en toute sérénité.
  2. Favorisez la participation de tous les membres de l’association en leur donnant la parole et en les impliquant dans les projets et les décisions de l’association. Cela vous permettra de créer un climat de confiance et de solidarité et de favoriser la transmission du savoir-faire aux nouveaux dirigeants.

En utilisant mon fichier de comptabilité ou encore ma feuille de route événement, vous aurez une base solide et facilement transmissible pour assurer la continuité de l’association malgré le changement de l’équipe à sa tête.

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